Gestionar la nómina es uno de los procesos más cruciales para cualquier organización. Este proceso, aparte de calcular sueldos, implica también beneficios sociales, aportes previsionales, retenciones, boletas de pago y declaraciones obligatorias al Estado a través de la planilla electrónica (T-Registro y PLAME).
Y cuando la empresa crece, también crece la complejidad de este proceso. Factores como horas extra, gratificaciones, liquidaciones, comisiones, CTS y cambios normativos pueden volver la gestión de la nómina aún más demandante en tiempo y precisión, volviéndose una carga operativa muy grande para el área de Recursos Humanos.
Por eso, son cada vez más las empresas que están optando por delegar este proceso a un equipo experto sin perder el control de la información.
¿Qué es el outsourcing de nómina?
El outsourcing de nómina, también llamado tercerización de nómina o payroll, consiste en delegar la administración operativa de la planilla a un partner especializado, mientras que la empresa cliente mantiene el control de la gestión de su personal y la toma de decisiones laborales.
Cabe resaltar que la tercerización de nómina no es lo mismo que la tercerización de personal. Con la tercerización de nómina, los trabajadores siguen perteneciendo a la empresa cliente, lo que se externaliza es la gestión operativa y administrativa del proceso de planillas.
¿Qué incluye un servicio de outsourcing de nómina?
El alcance del servicio puede variar dependiendo de cada proveedor, pero por lo general abarca aspectos como:
- Cálculo de remuneraciones
- Horas extras, bonos y comisiones
- Gratificaciones, CTS y vacaciones
- Liquidaciones de beneficios sociales
- T-Registro, PLAME y declaraciones de aportes previsionales
- Reportería
El proveedor no define las políticas salariales en la empresa cliente, únicamente se encarga de la gestión operativa y administrativa de la planilla.
¿Por qué la nómina es un proceso tan delicado en Perú?
En Perú, la gestión de planillas está vinculada al cumplimiento de obligaciones laborales, tributarias y previsionales. La información que se procesa en la nómina alimenta la Planilla Electrónica, compuesta por el T-Registro y el PLAME.
Además, un error en el proceso de nómina puede ocasionar pagos incorrectos o incompletos a los colaboradores, inconsistencias en aportes previsionales u observaciones durante fiscalizaciones tributarias o laborales.
Por eso, la nómina es considerada un proceso de cumplimiento normativo que necesita de actualización constante para poder cumplir con la legislación.
¿Cuándo conviene implementar el outsourcing de nómina?
La decisión va a depender de factores relacionados a la complejidad operativa y la capacidad interna del negocio. Algunas razones comunes son:
El equipo de RR.HH. dedica mucho tiempo a tareas operativas
Cuando el área de RR.HH. dedica gran parte de su día a revisar planillas o preparar declaraciones, menor será el tiempo que dedique a generar iniciativas de valor estratégico relacionadas a desarrollo, selección o cultura organizacional.
El outsourcing le quita ese peso operativo al área de RR.HH. para que pueda enfocarse en funciones estratégicas, mientras un partner experto se encarga de gestionar la nómina.
La empresa está en crecimiento
El crecimiento de una empresa implica también gestionar nuevo personal, múltiples centros de costo, diferentes políticas salariales y mayor información. Bajo ese contexto, manejar los procesos de forma manual se vuelve propenso a errores y retrasos.
Existen cargos con remuneraciones sensibles
Algunas empresas manejan cargos ejecutivos cuya información salarial necesita de mayor confidencialidad.
Al optar por el outsourcing, se limita el acceso de colaboradores internos a información sensible, manteniendo control y trazabilidad sobre el proceso de nómina.
La empresa opera bajo distintos regímenes laborales
Algunas empresas manejan diferentes regímenes para su personal administrativo u operativo, según sea el caso, lo que significa manejar diferentes reglas de cálculo y beneficios para cada régimen.
Contar con especialistas en nómina facilita mantenerse actualizado frente a los cambios en la legislación laboral y normas tributarias.
La empresa está pasando por cambios organizacionales o expansión
Cuando una empresa atraviesa un proceso de expansión o reorganización, la carga operativa del equipo back office tiende a aumentar.
Debido a ello, son cada vez más las empresas que están combinando esfuerzos internos con el expertise de partners especializados. Así, el equipo interno puede centrarse en el negocio principal y el partner especializado, en la nómina.
Conclusión
El outsourcing de nómina no implica tercerizar personal, sino delegar la gestión administrativa y operativa de la nómina.
En la realidad peruana, el proceso de nómina está relacionado al cumplimiento de obligaciones laborales y tributarias. Por eso, contar con procesos estructurados e información actualizada puede volver al área de Recursos Humanos mucho más eficiente.
