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La frecuencia ideal de reuniones de trabajo para mejorar la productividad de tu equipo

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Frente a una actualidad en la que la modalidad remota laboral predomina en varios sectores, surgen ciertas incógnitas respecto a un proceso que incluye a todo un equipo: las reuniones de trabajo.

Estudios recientes evidencian que muchas de estas suelen ser “una pérdida de tiempo”, lo que eventualmente afectaría a la productividad, compromiso y desempeño de las personas.

Ahí nace el concepto denominado “la fatiga de Zoom” según un estudio de la Universidad de Stanford que, en simples palabras, apunta a las largas horas de exposición y de reuniones a través de una pantalla que terminan agotando a los colaboradores (tanto visual como emocionalmente).

Por otro lado, tenemos un estudio de Atlassian que muestra que el 39% de las personas llega a dormirse durante una reunión y el 45% se siente agobiada de tener tantas reuniones.

Frente a este escenario, ¿cuál sería la forma ideal de llevar a cabo estas sesiones por Zoom sin abrumar a los colaboradores?

 

Planificar reuniones de trabajo que mejoren la productividad

Está claro que no podemos coordinar equipos sin hacer estas reuniones, pero también hay muchas de estas que pueden evitarse.

Hay que encontrar el punto medio e identificar las que sí están siendo útiles. Una forma de hacerlo, es teniendo en cuenta que las reuniones productivas se identifican porque se cumplen los objetivos establecidos en la misma.

Por otro lado, si estás reuniendo al equipo más de tres veces al día, es posible que no sean reuniones de primera necesidad.

Entonces, ¿existe una frecuencia ideal de reuniones? Si bien, es importante que se considere este aspecto, además de la duración de cada una, hay otros elementos que se deben considerar. Entre ellos:

  • Una previa planificación que ayudará a que esta no se extienda y, aún más importante, que se entregue correctamente el mensaje y objetivos.
  • Otorgar un tiempo de habla a cada integrante para que resuelva sus dudas y quede más claro su aporte al cumplimiento de metas.
  • Registrar una minuta a la que todos los participantes de la reunión puedan acceder. Así, en caso de dudas, pueden volver a ella cuantas veces quieran sin tener que recurrir a otra reunión.
  • Respetar el tiempo de los colaboradores, es decir, no programar reuniones a la hora de almuerzo o poco antes del final de la jornada. ¡Mucho menos hacerla sin aviso previo!

Con respecto a su frecuencia, muchos apuntan a que las reuniones semanales suelen entregar mejores resultados. Esto debido a que evitan el cansancio, entregan un mejor punto de vista para la toma de decisiones y no entorpecen la operatividad.

Un tip muy útil para saber si la reunión es necesaria es preguntarte para qué es, qué objetivos busca cumplir y qué ocurre si no la haces.

 

En Mandomedio tenemos soluciones para tus procesos de recursos humanos

Ya sea que en la empresa estén funcionando de forma remota o ya estén retornando a la presencialidad, en Mandomedio seguimos en pie y listos para mejorar todos tus procesos de recursos humanos.

Sabemos que la pandemia ha sido una época complicada en innumerables aspectos y, por lo mismo, no dudes en conocer nuestro servicio de acompañamiento emocional para colaboradores.

Asimismo, es importante hacer una encuesta de clima laboral cada cierto tiempo para saber cómo se encuentran los miembros del equipo. Recordemos que la constante conexión puede terminar estresando a las personas. Contáctanos para mayor información.

Por tu lado, ¡ya sabes cómo hacer reuniones de trabajo de forma efectiva y práctica! Teniendo siempre en mente que la integración y comunicación son pilares fundamentales en la productividad de cualquier organización.

 

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