Optimización de procesos. Una empresa vista analíticamente se puede definir como una serie de procesos que en conjunto generan valor agregado a sus clientes, es decir, disposición a pagar.
¿Cómo funciona este proceso?
Dichos procesos se despliegan en un gran diseño de responsabilidades asignadas a distintas personas, las cuales últimamente se concretizan en funciones específicas que cada uno debe realizar.
El contenido literal de cada una de estas funciones es un intento de objetivar de una manera lo más práctica posible las participaciones individuales en una propuesta de valor global.
Ahora, esta objetivación es imposible que sea perfecta, la realidad está sujeta a tantas variables interdependientes, a tantos detalles, a tantos eventos inesperados, que es utópico incluirlo todo en una frase sintética que defina exactamente lo que hay que hacer. Cualquier descripción de un cargo deja siempre aspectos de lado, incluirlos todos es interminable y absurdo.
Las personas, por otra parte, debido a nuestra naturaleza nunca estamos totalmente cómodos cumpliendo rutinariamente funciones estrictas y determinadas. No queremos resignarnos, queremos crear, queremos aportar de un modo u otro desde nuestra propia singularidad, dejar un sello.
Los colaboradores que se dedican a cumplir estrictamente su función son mediocres, no entienden lo profundo de su rol. Los que no cumplen su función lo pueden hacer de dos maneras, mejor o peor. El que la hace peor, más allá de su intencionalidad, es claramente un mal colaborador y debe ser atendido de forma urgente. El que la hace mejor, en cambio, es alguien que se da cuenta de la natural imperfección del rol que se le definió, y por ende busca el motivo que lo genera, su responsabilidad, y la toma como guía para evolucionar.
¿Cómo se logra la optimización de procesos?
Optimizar un proceso es entender que las estructuras funcionales deben ser constantemente corregidas desde el espíritu que las origina, el cual se descubre mejor en el cómo se inserta la responsabilidad individual de un colaborador en la responsabilidad global de la empresa, que comúnmente llamamos propósito organizacional. Desde dicha comprensión es que se activan los mecanismos correctos para que una función mejore y un proceso se optimice.
La optimización inevitablemente debe ser continua, nuestras objetivaciones deben confrontarse periódicamente desde un propósito, si no, como expresa el célebre sociólogo Max Weber, se convierten en “cárceles sin espíritu”, en mecanismos vacíos de sentido, en burocracias inamovibles que hacen olvidar paso a paso que son sólo un medio y se disfrazan de fin. No optimizar procesos es empobrecer nuestra propia humanidad, es crear poderosas “cárceles de hierro” que nos alejan del sentido profundo de nuestras vidas y de la existencia de nuestra empresa.
Capacitación laboral
Capacitar en optimización de procesos se refiere a esto, a entrenar la voluntad de examinar hábitos y costumbres organizacionales, a recordar que debemos entender el porqué de lo que hacemos para hacerlo mejor. La actual era digital es especialmente fecunda en nuevos medios, en generar nuevas posibilidades, y en ello la optimización de procesos se hace fundamental. Capacitar es eliminar la complacencia del hábito funcional, para reemplazarla por el disfrute virtuoso de la incomodidad que suele acompañar a un ajuste operacional.
