Para comenzar se deben tener en cuenta los objetivos que se deben buscar al generar un plan de comunicación interna, el cual va ligado a crear sentido de pertenencia en sus colaboradores, fomentar la confianza, mejorar la organización y crear cultura corporativa:
Fijar Objetivo
Se debe tener claro el objetivo que se quiere lograr con lo que se va a comunicar.
Elaboración del contenido a informar y temporalidad
El contenido debe llegar de manera clara y dinámica a los colaboradores. Les debe permitir comprender sin dejar dudas en un futuro.
Se debe fijar un tiempo estimado para comunicar el contenido, con fecha inicio y caducación, ya que informar sin un límite genera una desconfianza en el medio de comunicación al no ser actualizado con la contingencia de la organización.
Así mismo considerar si se comunica en un tiempo muy limitado, el mensaje no será recibido por todos.
Medios de Comunicación
Es muy importante contar con medios de comunicación dinámicos que permitan variar en contenido, algunos ejemplos son:
- Pantallas informativas
- Mural digital
- Newsletter
- Pantallas corporativas
- Screensaver
- Blog corporativo
- Mailing
- Chat corporativo
- Apps de mensajería instantánea
Segmentación de Contenido
Se debe personificar y realizar distintas acciones de acuerdo a
- Rol que desempeñan los individuos
- Función que desempeñan en la organización
- Características que los identifiquen de manera grupal
Medición
Se debe implementar un sistema de acuerdo al medio de comunicación utilizado, el cual permita obtener información acerca del alcance obtenido entre los colaboradores y la relevancia que tuvo el mensaje.
Al realizar la elección de un medio de comunicación, se debe tener en cuenta que la información debe ir rotando y estar siempre actualizada para generar interés en los colaboradores, por otro lado, estos medios deben situarse en puntos de reunión y estratégicos donde estén visibles y llamen la atención.
Las pantallas informativas son una excelente opción, ya que, permiten informar más de un contenido de manera simultánea, segmentada y de forma rápida y eficaz.
Las aplicaciones de chat grupal son un gran aliado para resolver dudas y escuchar opiniones, pero no son un medio de comunicación para ser utilizado de manera única y oficial por una organización.
Según investigaciones, el chat de comunicación muchas veces es mal utilizado por los colaboradores con conversaciones fuera de lo comunicado, generando un mal ambiente laboral y provocando distracciones en horarios de trabajo.
Así mismo los correos electrónicos son un aliado en la comunicación interna, pero generar contenido dinámico por este medio se hace más complejo por las características que poseen según formato y tamaño de lo que se quiere enviar.
Finalmente, para que se cumpla el objetivo de nuestro plan de comunicación interna, es de gran importancia contar con una plataforma que permita segmentar la información que se quiere transmitir, ayude a evitar confusión entre los colaboradores y medir concretamente el impacto que tuvo el mensaje en los colaboradores.
