Administración del tiempo en las organizaciones | Mandomedio Colombia

¿Sientes qué en tu trabajo hay mucha carga laboral y no te alcanza el tiempo para completar las tareas que tienes asignadas?, ¿Tiendes a trabajar por largas jornadas sin sentir que eres productivo?, ¿Sientes qué haces y haces y no se cierran las tareas?

Si tus respuestas son afirmativas es importante revisar cómo estás manejando el tiempo en la oficina y cómo algunos elementos pueden resultar distractores para culminar con éxito tu planificación del día.

 

Algunos de los aspectos que debemos empezar a mirar son las siguientes:

 

  • Reuniones: algunas empresas tienden a realizar reuniones constantes para compartir actividades y resultados. Si sientes que estás constantemente en reuniones que le quitan mucho tiempo tanto a ti como a los demás miembros de equipo, te invitamos a poner pautas y reglas en las mismas para una mejor optimización del tiempo, como por ejemplo: intervenciones máximo de 3 minutos, no desviarse del tema de conversación (Se puede asignar a una persona que esté pendiente de este punto y sea capaz de retomar el punto cuando en la reunión se empiecen conversaciones que no tienen que ver con lo que se está discutiendo), destinar algunos minutos para plantear conclusiones de la reuniones, entre otros.

 

  • Planificación: a veces tenemos tantas tareas que no sabemos qué es lo principal, lo urgente y qué es lo que puede esperar, qué actividad nos quitará más tiempo y cuál podemos resolver lo más pronto posible. Es importante poder hacer una lista de las actividades que tenemos pendiente y estimar de acuerdo con nuestras habilidades, conocimientos y redes de apoyo, los tiempos estimados para cada una de las mismas para así poder jerarquizar las actividades. Si no tenemos claro lo qué es urgente, pidamos apoyo a un compañero o jefe que nos ayude a identificar las variables que influyen en la actividad y así conocer si requiere o no prioridad.

 

  • Fijar plazos: suele suceder que nos indican una tarea y no sabemos la fecha exacta de entrega. Es importante poder recibir una actividad con los detalles de lo que se necesita y la fecha exacta de entrega. Esto es importante porque una vez dominado el punto anterior podemos planificar muy bien la actividad y asegurar la entrega de acuerdo con lo planeado.

 

  • Reingeniería de procesos: es importante determinar si hay procesos que en vez de permitirnos avanzar más bien entorpecen el cumplimiento de las actividades. En este sentido, detectar las oportunidades de mejora es esencial para poder generar cambios que permitan mayor eficiencia en nuestra labor.

 

  • Delegar: cuando nos dan una actividad no nos percatamos si hay otra persona o área encargada del mismo, por tanto, cada vez que recibamos una asignación debemos tener en cuenta que si contamos con personas de apoyo y si podemos delegar esta actividad en otro compañero o jefe. No siempre todo lo que nos asignan estamos en la obligación de hacerlo, debemos tener criterio para saber qué podemos hacer y qué no.

 

Estos son apenas algunos puntos que podemos tomar en cuenta a la hora de optimizar nuestro tiempo laboral. Trata de identificar cuales crees que influyen directamente en tu gestión y busca la manera de cambiarlos, algunos de estos tips seguro te podrán ayudar.